Публикации преподавателей

Андрей Цыган|Ольга Томашевская| 13.04.2020

Андрей Цыган: «Автоматизация нужна, чтобы все работало даже в самой критической ситуации. Сегодня как раз такая ситуация»

Компаниям, которые качественно провели автоматизацию, легче адаптироваться к условиям работы в кризис. О причинах более высокой адаптивности таких компаний, а также о необходимых для проведения шагах в интервью IPM Review рассказал Андрей Цыган, руководитель программы «Автоматизация компании», CEO и основатель консалтинговой компании «Изи Штандарт».

- Создает ли автоматизация дополнительную ценность для компании?

- Я бы не стал говорить о прямых заработках. Задачи автоматизации в другом - она позволяет компании снизить ненужные косты, улучшить сервисы, продавать больше и лучше. По большому счету, она выполняет функции, которые соответствуют первостепенным задачам, стоящим перед компаниями в кризис. Простой пример: при проведении автоматизации может оказаться, что ведением первички вместо трех бухгалтеров может заниматься один. Значит, можно сэкономить на зарплате двух бухгалтеров и перевести их на ту работу, которая помогает зарабатывать.

Что касается эффективности продаж – вот пример из моей собственной компании. Наше коммерческое предложение – достаточно объемный документ. Это не прайс-лист, а подробное кастомизированное описание определенных элементов, которое занимает порядка десяти страниц. Подготовка такого предложения менеджером в ручном режиме занимала несколько часов. С помощью робота задача решается за четыре минуты: две минуты нужно менеджеру, чтобы обозначить цель и еще две уходит на заполнение формы. На выходе получается 15 страниц, на 80% состоящих из динамической информации, подобранной в соответствии с запросом клиента и целями менеджера.

- Наверняка такая автоматизация уже введена большинством компаний. Как здесь можно создать преимущество?

- На самом деле, это вовсе не очевидные для большинства белорусских бизнесов вещи. Согласно недавним исследованиям, только 18% компаний используют CRM-системы. Причем по опыту могу сказать: для большинства из них это просто записная книжка. Многим бизнесам инвестиции в digital непонятны, до наступления кризиса они предпочитали инвестиции в недвижимость и станки как более понятные.

Главное, что тормозит людей – неверие в возможность достижения результата путем автоматизации. Неудачные кейсы действительно есть, однако мало кто знает об истинных причинах отсутствия результата. Очень часто отрицательный результат связан с тем, что компании полагаются на внешних консультантов. Для того, чтобы достичь успеха, обязательно нужен человек внутри, который станет лидером изменений. Без него эта система остановится, потому что она живая, надо с ней работать, она изменяется и подстраивается к моменту.

- Кто может стать таким лидером изменений? Нужно ли нанимать для этого специалиста?

- Вовсе нет. Эту роль может выполнять и руководитель отдела продаж, и коммерческий директор. Для такой работы не требуется знаний программирования. Нужно понимание, каких целей мы хотим достичь, и умение анализировать те решения, которые мы для этого используем. То есть логика здесь гораздо более важна. В своей компании я сделал лидером изменений руководителя отдела продаж, который пришел из реального сектора и до этого работал только с корявыми 1С.

Когда-то Стив Джобс говорил о том, как он начал понимать принципы работы машины. Основное - это алгоритм, "если ЭТО, то сделай ЭТО". Чтобы научиться работать с машиной, нужно научиться строить процессы. Далеко не всегда компания понимает, какие у нее есть алгоритмы, как у нее что-то происходит. И сейчас мы можем видеть, что такие вещи стали сказываться при переходе на удаленку. В офисе процесс может идти и в хаосе, люди обсуждают что-то, сидя в одном кабинете или за чашкой кофе. В любой момент можно задать вопрос коллеге или руководителю. При переходе на дистанционную работу это рушится и обнажаются непростроенные процессы в компаниях. А когда система работы состоит из четких процессов, перейти на удаленку гораздо легче. Я замечаю, что некоторых моих сотрудников нет в офисе только потому, что я их теперь не вижу возле кофе-машины.

- Каким должен быть первый шаг к внедрению автоматизации?

- Самый первый шаг, без которого автоматизация не имеет смысла - понять, какую проблему вы решаете. Нужно проанализировать бизнес-процессы, чтобы убедиться, что решение именно этой проблемы даст экономический эффект. Посмотреть, насколько каждый из процессов способствует созданию ценности основного бизнеса. Использовать японский метод и найти «муды» – затраты, за которые не платит клиент, но платим мы сами.

Сначала весь процесс делается на бумаге: то, что не работает на бумаге, не заработает нигде. Надо описать процессы, разработать инструкции, к кому в каком случае идти и что делать. При грамотном подходе автоматизацию можно сделать даже в Excel, без использования сложных и дорогостоящих инструментов.

Поэтому на нашей программе обучение автоматизации проходит в четыре шага. На первом этапе формируется запрос и происходит поиск путей трансформации проблемы, поиск «муды» - затрат, которые не помогают заработать. Нужно расширить мировоззрение, увидеть живые успешные примеры, поскольку без этого сложно поверить в новые решения и реализовать их. Только после этого можно переходить к обзору технологий и выбору оптимальных решений, заниматься приземлением решений по современным технологиям, которые используются сейчас.

- Что самое важное при проведении автоматизации?

- Нельзя пропускать ни одного этапа. Если неверно поставлена цель или построена архитектура – это все не приживется компании. Только после того, как пройдены все этапы, можно переходить к внедрению. Очень важно наличие внутреннего лидера изменений, который будет работать с персоналом, делать автоматизацию частью культуры и философии компании. Люди должны быть мотивированы и понимать, для чего они это делают, только в этом случае возможен результат. Создавать эту мотивацию сегодня жизненно необходима: автоматизированная система не привязана к офису, она направлена на то, чтобы все работало даже в самой критической ситуации. Сегодня эта ситуация сложилась, и у многих еще есть время для того, чтобы провести нужные изменения.