academ.by

Публикации преподавателей

Елена Косяк| 17.11.2022

«Люди сами не знают, что их мотивирует»: что такое система KPI и какому бизнесу она подходит

Когда бизнес «застревает», предприниматели начинают задумываться, какие изменения могут «подтолкнуть» компанию к выходу из кризисной ситуации. Может ли спасти положение система KPI? Если да, то как ее разработать и внедрить без негативной реакции сотрудников?

Елена Косяк, Executive MBA, HR-директор, консультант по управлению человеческим капиталом и организационному развитию, руководитель направления Менеджмента и HR Academ.by, поделилась экспертизой для портала MYFIN.

academ.by

Что такое система KPI и зачем она бизнесу?

— Аббревиатура KPI расшифровывается как Key Performance Indicator, в переводе на русский — «ключевой показатель эффективности». Кроме того, система содержит в себе также показатели результативности.

Результативность — отношение фактически полученного результата к запланированному, а эффективность — то, какой ценой мы получили фактический результат, то есть сколько ресурсов (материальных, человеческих, временных) потратили на его достижение. Соответственно, чем больше ресурсов ушло на достижение цели, тем наша эффективность ниже.

KPI — это один из действенных инструментов достижения стратегических целей организации, который помогает связать деятельность каждого структурного подразделения и сотрудника с его вкладом в реализацию стратегии и развитие компании.

Эта технология предполагает создание системы ключевых показателей, с помощью которых можно мониторить, контролировать и, как следствие, управлять деятельностью компании сквозь призму эффективности и результативности работы подразделений и отдельных сотрудников. На практике систему KPI часто рассматривают как способ мотивации персонала, особенно торгового (продавцы, менеджеры по продажам и т.д.).

academ.by

Использование системы KPI может быть полезно для любого бизнеса, который не живет одним днем, хочет быть управляемым и стремится к постоянному развитию. Ведь, по сути, как сказал великий менеджер 20 века Питер Друкер, «нельзя управлять тем, что невозможно измерить».

Теоретики и практики управления продолжают искать новые способы повышения эффективности организации. Возможно, этот процесс будет продолжаться и дальше. Так, на смену «управлению по целям», лежащему в основе KPI, приходит «управление по ценностям». Но это высший пилотаж управленческого мастерства, доступный далеко не каждой организации.

Как правильно разработать систему KPI для сотрудников? Что при этом следует учитывать?

1. Разработка и внедрение системы KPI — это, по сути, внутренний проект компании. Соответственно, должны быть руководитель и команда, включающая представителей различных структурных подразделений, план проекта, ресурсы и сроки его выполнения.

Типичной ошибкой разработки системы KPI является попытка руководителя возложить его разработку на одного сотрудника, например, HR-менеджера компании.

2. Внедрение системы KPI потребует от руководителя навыков управления изменениями в компании. Ничто сотрудники не воспримут так болезненно, как изменение системы мотивации. Как следствие, сотрудники будут оказывать сопротивление дальнейшей трансформации в компании.

Сама методология разработки KPI предполагает ряд правил:

— Необходимо учитывать виды выполняемых работ:

  • функциональные (бухгалтерия, экономисты, склад, юристы, секретарь);
  • результативные (продажи, закупки, производство);
  • проектные (программисты, конструкторы).

— Сами показатели делятся на несколько видов:

  • количественные;
  • финансовые;
  • временные;
  • качественные;
  • проектные;
  • описывающие стандарты работ.

— KPI могут формулироваться позитивно, негативно либо интервально:

  • позитивные показатели — чем больше, тем лучше, например, выручка, прибыль и т.д.;
  • негативные показатели — чем меньше, тем лучше, например, оборачиваемость дебиторской задолженности, % брака, уровень текучести персонала и т.д.;
  • интервальные показатели — оптимальные показатели в пределах между min и max, например, индекс кредиторской задолженности, выручка в час, уровень вовлеченности персонала и т. д.

— При выборе KPI нужно ориентироваться на следующие критерии:

  • соответствие стратегии;
  • измеримость;
  • контролируемость;
  • количество;
  • сбалансированность;
  • степень влияния (у сотрудников должна быть возможность реально влиять на выставленные KPI).

Кто должен отслеживать выполнение KPI? Нужен ли для этого специальный работник?

Отслеживать KPI должен, прежде всего, руководитель структурного подразделения. Это его инструмент управления эффективностью работы вверенного отдела и подчиненных сотрудников.

Только непосредственный руководитель может гибко настраивать и постоянно корректировать как значения KPI, так и сами показатели для достижения подразделением лучших результатов.

При этом, если в организации настроена не просто разрозненная система KPI для отдельных подразделений и сотрудников, а единая система сбалансированных показателей — ССП — для всех уровней должностей, то KPI каждого подразделения будет являться ее неотъемлемой частью.

За согласованность работы данной системы и сведение показателей воедино должен отвечать либо директор по персоналу (HR-менеджер), либо экономист (финансовый менеджер), обладающий компетенциями финансового аналитика и понимающий систему функционирования компании целиком, на всех ее уровнях.

Когда следует ожидать результатов от внедрения системы KPI и какими они могут быть?

Как правило, после года функционирования при анализе финансовых результатов компании. Стройная ССП содержит целевые показатели компании в 4 основных плоскостях — финансы, процессы, рынок/клиенты, персонал и инфраструктура.

Если вы создали и внедрили систему правильно, результат не заставит себя долго ждать и будет заметен по положительной динамике изменения показателей.

Однако на результаты компании влияет большое количество не только внутренних, но и внешних факторов. Так что необходимо понимать, что KPI не панацея, а попытка навести внутренний порядок и согласованность в организации, выстроить прозрачную, понятную и справедливую систему управления организационными результатами.

Как преодолеть сопротивление команды?

За сопротивлением изменениям стоят различные страхи — прежде всего, экономический, потеря статуса, угроза взаимоотношениям, страх некомпетентности, недостаток информации о последствиях этих изменений.

Можно использовать 8-шаговую модель управления изменениями Коттера. В основе модели лежит идея о том, что если сотрудники поймут пользу преобразований, то будут содействовать их реализации. Поэтому весь проект должен сопровождаться постоянным информированиям о целях и задачах, вовлечением стейкхолдеров, демопериодом тестирования и постепенным закреплением лучших практик.

academ.by

Также можно поручить проект по разработке и внедрению системы KPI внешнему консультанту, который сможет направлять и обучать технологии всю команду, помогая преодолевать сопротивление. Понимание технологии и грамотное внедрение системы позволит вовлечь всех сотрудников в разработку и реализацию процесса изменений на благо общего успеха и процветания компании.

Есть ли аргументы против внедрения системы KPI в бизнес?

В принципе система подходит для любых организаций. Однако ошибки на этапе разработки и внедрения могут вместо ожидаемого повышения эффективности бизнеса привести к обратным последствиям — в виде снижения мотивации работников, саботажа, и, как следствие, наоборот, к снижению производительности труда и экономических показателей компании.

Собрали несколько распространенных ошибок:

  • Попытки точечно внедрить систему KPI в отдельных структурных подразделениях и для отдельных сотрудников вне единой системы сбалансированных показателей (ССП). Таким образом, системой такую модель назвать будет нельзя. Это просто набор разрозненных инструментов для стимулирования деятельности отдельных подразделений и сотрудников, не увязанный воедино и, как следствие, слабо влияющий на общую реализацию стратегии компании.

Например, систему KPI внедрили только в отделе продаж — заключить с клиентами контракты на энную сумму денег. Предположим, отделу удалось выполнить заявленные показатели, но в масштабах всей организации подход оказался неэффективным.

Потому что производство не может выдать заявленное в контрактах количество продукции, чтобы покрыть спрос. Так как KPI этого отдела разрабатывался отдельно, без учета всей картины целиком. Важно помнить, что реализация стратегии — это слаженная работа всех структурных подразделений и ее звеньев, как бэк-, так и фронт-офиса.

  • Попытки внедрить систему KPI за счет «урезания» части заработной платы, которая раньше выплачивалась работнику в виде гарантированного оклада. Например, отрезали от оклада 30% и прикрутили к ним KPI. То есть заработную плату, которую ранее работник получал априори, теперь он должен еще и заработать.

Такая система однозначно будет только демотивировать сотрудников. Если при переходе на систему KPI вы все-таки решили «отрезать» что-то от оклада в пользу переменной части, эта пропорция не должна превышать 10-20%, при этом с возможностью, выполнив все KPI, заработать еще больше — например, + 30-40%.


Необходимо также учитывать, что внедрение системы KPI должно обязательно сопровождаться тестовым периодом, например, 2-3 месяца, когда вы мониторите выполнение установленных показателей и настраиваете работу всей системы.

При этом на период испытания вы «поддерживаете» существовавший до внедрения уровень оплаты труда. После тестового периода полезно опросить самих сотрудников на предмет удовлетворенности новой системой. И, уже проведя необходимые корректировки, запускать ее полноценное функционирование и привязать к финансовому вознаграждению сотрудников.

Что на счет нематериальных бонусов? Как еще можно мотивировать сотрудников?

Наиболее эффективная система мотивации — та, которая учитывает как материальные, так и нематериальные мотивы и стимулы. Например, в 12-факторной модели трудовой мотивации Мартина-Ричи финансовая мотивация (заработная плата) является только одним из 12 возможных инструментов, наряду с условиями труда, количеством социальных контактов, взаимоотношениями в коллективе, признанием заслуг и творческим характером самой работы.

Как подобрать оптимальный способ мотивационного менеджмента? Попробуйте составить мотивационный профиль одного из ваших сотрудников. Для начала спросите, что стимулирует человека выполнять рабочие задачи. Но будьте готовы к тому, что сотрудник может сам не знать ответа на ваш вопрос.

Например, человек может быть уверен, что его мотивирует денежное вознаграждение и комфортные условия труда. Но, наблюдая за сотрудником в течение определенного времени, можно понять, что для него важнее признание. И продуктивность растет, когда коллеги публично хорошо отзываются о человеке. То есть перечень стимулов можно узнать только исследовательским, опытным путем.

Еще больше новостей — в нашем Telegram-канале.